Benefici ottenibili con un approccio innovativo
Introduzione di un nuovo modello di gestione della documentazione tecnica
CONTESTO
- azienda di medie dimensioni che opera su commessa nel settore dell’impiantistica industriale a livello internazionale
- Ampia gamma di prodotti che vengono aggiornati nel tempo e personalizzati per i diversi clienti/commesse
- La documentazione tecnica (manuali di uso e manutenzione) sono editati con word da diversi manualisti e successivamente tradotti nella lingua del paese di destinazione degli impianti
- I manuali richiedono costanti aggiornamenti sia per seguire l’evoluzione delle macchine sia per rispecchiare le personalizzazione delle macchine per i diversi clienti. Ogni manuale viene sviluppato sulla base di manuali precedentemente sviluppati per macchinari della medesima tipologia/lingua
PROBLEMI
- Diversi manualisti possono lavorare contemporaneamente sulla stessa tipologia di manuale per due commesse differenti con conseguenti disallineamenti nei contenuti.
- Le innovazioni tecniche apportate ad una macchina sono spesso applicate anche ad altre macchine. Tipicamente vengono aggiornati esclusivamente i manuali delle macchine presenti in commessa rimandando l’aggiornamento degli altri manuali a tempi successivi. Spesso la modifica viene dimentica con conseguenti disallineamenti/mancanze di aggiornamento.
- II problemi di disallineamenti/mancanze di aggiornamento sono maggiori nei casi in cui i manuali debbano essere tradotti infatti in questi casi il manuale di riferimento non è l’ultimo sviluppato per la data tipologia di macchina, ma l’ultimo sviluppato nella lingua da tradurre
- Difficoltà nel tracciare le revisione dei manuali
OBIETTIVO
Identificare una modalità di sviluppo e gestione della documentazione che consenta una migliore qualità di contenuti e tracciabilità delle versioni e al contempo riduca i costi di traduzione.
ATTIVITA’
- Colloqui approfonditi con i clienti e con manualisti per inquadrare con precisione le aspettative e le problematiche. Individuata come miglior soluzione l’implementazione di manuali di tipo modulare
- Analisi del mercato e identificazione di un partner che proponesse delle soluzioni in linea con la soluzione individuata
- Implementazione del nuovo software e formazione di un manualista al nuovo approccio
- Realizzazione di alcuni manuali “pilota” e messa a punto del nuovo software per renderlo pienamente operativo e fruibile
- Definizione del piano di migrazione dal vecchio al nuovo sistema
- Attuazione del piano e contestuale formazione dei rimanenti manualisti
RISULTATO
- Il progetto ha portato alla realizzazione di una famiglia di manuali completamente nuova che ha permesso di lasciarsi alle spalle le precedenti problematiche. Si può quindi affermare che gli obiettivi sono stati raggiunti nonostante le difficoltà dovuta alla complessità del progetto ed al fatto che in parallelo si sono naturalmente dovute soddisfare le esigenze dei clienti.
- L’implementazione non è stata esente da criticità, che sono state superate grazie alla serietà del fornitore del software, che ha saputo soddisfare nuove esigenze emerse in corso d’opera ed all’impegno e professionalità del personale coinvolto.
E’ da osservare che lo sviluppo della documentazione di tipo modulare comporta un approccio completamente diverso rispetto al precedente; il fattore determinante per il successo è stato il coinvolgimento del personale coinvolto che ha creduto nel progetto sin dall’inizio e si è impegnato con determinazione alla sua riuscita.
